Paydaş analizi yöntem olarak; stratejik plan, araştırma ve uygulama projesi hazırlarken, bir soruna çözüm üretirken; sunulan hizmetten; mevcut sorundan veya olası projeden etkilenebilecek tüm paydaş grupların, hizmet/sorun/proje ile ilişkilerinin, güçlerinin ve etkilerinin, katılım strateji-lerinin belirlenmesinde ve proje sonuçlarının değerlendirilmesinde kullanılmaktadır.

İlgili paydaşların kimler olduğu belirlenerek bu paydaşlara ilişkin verilerin toplanması ve toplanan bu verilerin analiz edilerek kurumsal hafızaya dönüştürülmesi gerekmektedir. Paydaş ise bir işletmede çalışan, işletmenin organizasyon yapısında yer alan iç ve dış aktörler olarak tanımlanmaktadır.

Paydaş Analizi; paydaşın, kuruluşun faaliyet ve hizmetlerini yönlendirme, destekleme veya olumsuz etkileme gücünün analiz edilmesidir. Paydaşların kim oldukları, ne düşündükleri, ne düzeyde etkiye sahip oldukları, kendileriyle nasıl ilişki kurulacağı, nasıl bilgilendirilecekleri, kurulan iletişimin sürekliliği, ilişkilenme süresince oluşabilecek beklenmedik durumlara yönelik stratejilerin belirlenmesi paydaş analizi kısmında değerlendirilmesi gereken konulardır. Kamu kurumları açısından konuyu değerlendirdiğimizde e-devlet uygulamaları kurumların vatandaşlara sunduğu ürünlerdir. Fakat e-devlet uygulamalarının doğası gereği bu ürün birçok kurum ya da kuruluştan alınan veri ile kurumun kendi kaynaklarının birleştirilmesi sonucunda oluşur. İşte sunulan bu e-devlet uygulamasının kalitesi de kurum bilişim altyapısının yanı sıra paydaşlardan alınan servislerin kalitesine bağlıdır. Benim bu yazıda üzerinde duracağım konu e-devlet uygulamaları sunulurken genelde atladığımız paydaşlar olan veri alınan diğer kamu kurum ve kuruluşlar ile olan dijital iletişimimiz.

Kurumlar paydaşlarından yani diğer kamu kurum ve kuruluşlarından veri alabilmek için veri paylaşım protokolleri imzalarlar. Paydaşlarla yapılan protokoller ve bu protokollere dayalı olarak hazırlanan uygulama ya da webservis kalitelerinin takip edilmesi, protokol süreleri bitince sonlandırılması genelde atlanan bir konudur. Özellikle network ve güvenlik birimleri protokol olmadan kurum uygulamalarını paydaşlara açmamalı ve sistematik bir şekilde var olan protokollerde kontrol edilmelidir.

Kurumlarda hizmet alınan paydaşlar ile hizmet verilen paydaşlar kayıt altına alınmalı, protokoller, ilgili kurumlar, ilgili birimler, ilgili yönetici ve varsa çağrı merkezi iletişim bilgileri kayıt altına alınmalıdır. E-devlet uygulamaları doğası gereği birçok kurumdan veri alarak gerçekleşir. Bu paydaşlarda meydana gelebilecek olası sorunlar vatandaşa ya da bir diğer paydaşlara sunduğunuz hizmetleri doğrudan etkiler.

Paydaşlardan alınan servisler sürekli izlenmeli ve problem anında (servisin yavaşlaması, kapanması ya da uygun fonksiyonda çalışmaması) karşıdaki paydaş telefonla, epostayla, sms ile veya varsa yardım masası ile uyarılmalıdır. Bu uyarılar manuel yapılabileceği gibi APM (application performance monitoring) dediğimiz uygulama izleme sistemlerine entegre çözümler vasıtası ile otomatik olarak da yapılabilir. Hatta e-devlet uygulamalarının 7/24 çalışmasından hareketle mesai dışı saatleri düşündüğümüzde otomatik olarak yapılması gereklidir.

Bir diğer önemli üzerinde durulması gereken konu paydaşlara verdiğimiz ya da paydaşlardan aldığımız Web/Webservis/API gibi uygulamaların ne kadar tüketim yaptığının kontrol edilmesidir. Bunun için bir bedel ödüyor ya da alıyor olmasanız bile bu sorgular özellikle paydaşlarınıza hizmet verdiğiniz uygulamalar açısından baktığımızda sizin sistemlerinizde ekstra maliyete neden olacaktır. Zaman zaman bu yoğunluk vatandaşa, personelinize ya da diğer paydaşlarınıza sunduğunuz uygulamalarda performans sorunlarına yol açabilir. Bu gibi durumlarla karşılaşmamak için paydaşlarınıza sunduğunuz hizmeti yönetmeniz gerekir. Bunun için kimi zaman sistemlerinize yatırım yaparsınız kimi zaman da paydaşınızın sizden yaptığı sorgu sayısını limitlersiniz. Bu gibi durumlarda da karşımıza XML/API gatewayler çözüm olarak çıkıyor.

Bu çözümler cacheleme özellikleri sayesinde sürekli çağrılan rutinleri sizin sistemlerinize gitmeden cevaplayarak performans artışı sağlamakta, servis tüketiminde meydana gelebilecek anomalileri tespit ederek siber güvenliğimizi artırmakta, paydaşlarımızın yetkilendirilmesi, uygulama kütüphanemize (repository) erişmeleri, detay bilgiler alabilmeleri ve örnek fonksiyonları tüketebilmeleri için de kullanılmaktadır.

API gatewayleri kullanmamızı zorunlu kılan bir diğer konu ise mikroservis mimarisinin yaygınlaşması. Günümüzde geleneksel uygulamalar yerini birbirleriyle konuşan onlarca servisten oluşan yapılara bıraktı. Bu servislerin yetkilendirmelerinin nasıl yapılacağı, bu kadar çok servisin nasıl bir yapıda monitor edileceği, ortak konfigürasyonların nasıl yönetileceği gibi sorunlara karşı en pratik çözümde yine API gatewayler olarak karşımıza çıkıyor.

Tüm bu ekosistemi yönetebilmek, paydaş iletişim bilgilerini takip etmek ve güncellemek, yeni paydaşlarla iletişim kurmak, veri paylaşım protokollerini takip etmek ...vb görevler için BT birimlerinde bir paydaş ilişkileri yöneticisinin atanması faydalı olacaktır. Son olarak yönetimde başarılı olmak için 10 ipucu ile bu ayki yazımı bitiriyor esenlikler diliyorum.

· Bildiklerini paylaş

· Başarıyı takdir et

· Astlarını yetkilendir, onlara sorumluluk ver

· Her çalışanın tarzı farklıdır, esnek yönetim tarzı geliştir

· Başarı yolunda ara hedefler koy,

· İşe eğlence kat

· İşyerinde mümkün olduğunca bürokrasiyi, engelleri kaldır

· Geri bildirim al/ver

· Ekibinden daha fazla fedakar ol

· Zamana odaklan, zamanı iyi kullan

Email: yenalarslan@ictmedia.com.tr

@yenalarslan1

https://www.linkedin.com/in/yenalarslan