Bu ayki yazımda sizlere Bilgi Teknolojileri Derneği’nin (BiTekDer) hazırladığı dijital dönüşümde problemler çalıştayından bahsetmek istiyorum. Benim de katılımcısı olduğum çalıştayın çok önemli olduğunu düşündüğüm sonuç raporunu önemli kısımların altını çizmek adına sizler için özetlemeye çalışacağım.

Öncelikle dijital dönüşüm nedir bunu tanımlamak gerekiyor çalıştay sürecinde dijital dönüşüme dair tek bir tanım yapmanın ne kadar zor olduğunu, fark ettik. Herkesin tanımı ufak farklar taşısa da keşisimini aldığımızda aşağıdaki gibi bir tanım çıkıyor ortaya. “Dijital Dönüşüm hız, tasarruf, kazanç, süreklilik ve erişilebilirlik kazanmak kısacası verimlilik sağlamak amacı ile dijital teknolojilerin kullanılması demektir.”

Dijital Dönüşümde Paydaşlar Dijital Dönüşüm için yatırım kararı almış şirket veya kurum (İstekli Organizasyon), İstekli Organizasyonun ürün ve hizmetlerini satın alan veya satın alma potansiyeli olan vatandaş veya şirketler (Müşteri). İstekli Organizasyona ürün ve hizmet sağlayan kişi veya şirketler (Tedarikçiler). Dijital dönüşüm projesinde İstekli Organizasyona danışmanlık veren kişi veya şirketler (Danışman). İstekli Organizasyonun bağlı olduğu birlik ve odalar ile düzenlemelerine tabi olduğu Kamu Kurum ve Kuruluşları (Devlet ve Yetkili Kurumlar). Yetişmiş insan kaynağı ve sertifikasyon sağlayan Üniversiteler ile dijital dönüşüm projelerinde kullanılan frameworkleri/standartları sağlayan organizasyonlar ve standartlardan oluşur.

İstekli Organizasyon Çalışanlarının Karşılaştığı Sorunlar

Liderlik Dijital Dönüşüm proje lideri, meslek becerisine ve bilgisine, yüksek iletişim kabiliyetine ve organizasyon becerisine sahip olmalıdır. Lider hem yönetimi hem de çalışanları motive edebilmelidir. Lider tıkanan süreçleri açmak için gerektiğinde sorumluluk alarak inisiyatif kullanmalı ve karar vermelidir. Organizasyon Dijital Dönüşüm kararı alan firmalarda BT projenin tek sorumlusu ya da sıradan görev verilen bir departman olarak görülmemelidir. Projenin ilk aşamalarından itibaren strateji ve hedef belirleme toplantılarında mutlaka BT yöneticileri ilk günden yönlendirici olarak yer almalıdır. BT yöneticisinin içinde olmadığı bir karar teknolojik olarak uygulamaya koyulmak istendiğinde ön değerlendirmesi ve hazırlığı yapılmadığı için süreçler uzun zaman almakta, bu da kısa vadeli hedeflerin yerine getirilmesini zorlaştırmaktadır. Ancak diğer taraftan BT birimi dijital dönüşüm projesinin tek sorumlusu olarak görülmemelidir. Dijital dönüşüm organizasyonun en üst biriminden alt birimlerine kadar herkesin sahiplendiği ve destek olduğu bir program olmalıdır. Başarı Ölçümünün Eksikliği Dijital Dönüşüm gibi birçok kritere bağlı olan projelerde, önemli aşamalar için performans kriterleri konulmalı ve kontrol edilmelidir. Her zaman dediğimiz gibi ölçmediğimizi yönetemeyiz. Güven Eksikliği İstekli Organizasyon, Danışman ve çalışanlar arasında tam bir güven ortamının oluşturulması şarttır. Tüm paydaşlara bireysel çabadan çok iş birliğinin değeri anlatılmalıdır. Bunun için proje başında hızlı kazanımlar üretilmeli ve paydaşlara gösterilmelidir. Bu aşamada tüm paydaşlara değişimi hissettirip onları dönüşüme ortak etmek gerekir. Stratejik Plan Eksikliği Organizasyonun kısa, orta ve uzun vadeli hedeflerinin bilinmediği, süreçlerin net bir şekilde ortaya konulmadığı, departmanların rol ve sorumluluklarının belirlenmediği ve tüm departmanların iş birliği içinde çalışmadığı yapılarda, başarısızlık muhtemeldir. Bir başka önemli konu ise dijital dönüşüm projelerinde diğer tüm projelerde olduğu gibi en başta yapılması gereken doğru bütçe çalışması yapmaktır. Silolaşma ve Proje Enflasyonu Dijital dönüşüm sürecinde organizasyonlarda departmanlar arası iletişimde yaşanan sorunlar nedeniyle silolaşma ve bunun sonucunda da proje enflasyonu kavramları ortaya çıkmaktadır. Silolaşmada her departman kendi dijital dönüşüm hedefinin ortaya koyarken, bu hedeflere uygun olarak projeler ve projelere uygun teknolojik talepler yaratmaktadırlar. Ana stratejik hedeflere uygun olmayan bu talepler organizasyon adına verimsizlik yaratmaktadır. Kültürel Değişim Öncelikle tüm çalışanlar dijital dönüşüm projesinin başından itibaren içinde yer almalıdır. Sonuçta ortaya çıkan yeni işe modelini tüm çalışanlar benimsemelidir. Dijital dönüşüm bir manada kültür dönüşümü olarak ele alınmalıdır. Bunun için de dijital dönüşüm sonrası ortaya çıkan iş modelinin kurumsal iş süreçlerine çapalanması gerekir. Eğer bu gerçekleştirilmezse organizasyonun dijital dönüşüm anlamında gerçekleştirdiği her değişim, dönüşümü sindirememiş çalışanlar tarafından, gereksiz ve hatta kişisel olarak zararlı algılanacağı için baltalanacaktır. Yetersiz Danışmanlık Danışmanların alan bilgisi, analitik düşünme, süreç ve proje yönetim yetkinliklerinin yetersiz oluşu projelerin başarısız olmasında etkili faktörlerdendir.

Danışmanlık Verenlerin Karşılaştığı Sorunlar

Yetersiz İnsan Kaynağı ve Teknolojik Altyapı Dijital dönüşüm kararı İstekli Organizasyon tarafından yeterince irdelenmediği için başlangıçta çalışanlarını dönüşüme hazırlama görevi de danışmanlık verenlere düşmektedir. Bir başka problem ise İstekli Organizasyonun teknoloji (donanım ve yazılım) eksikliği nedeniyle oluşur. Stratejik Plan Eksikliği Birçok projede olduğu gibi dijital dönüşüm projelerinde de ROI (yatırımın geri dönüşü) hesaplamadan projeye başlandığı durumlarda sıkıntılar ortaya çıkmaktadır. İstekli Organizasyon aldığı hizmet karşılığında sağlayacağı faydayı başlangıçta bilmezse, proje kapanışında danışman bu işi başaramamış gibi bir intiba ortaya çıkmaktadır. Bir diğer konu ise istekli organizasyonun dönüşüme uygun bir kurum kültürünün olmaması danışman firmaların işini ilerletmesinde en büyük engellerden biridir. Hiç vizyon ve strateji çalışması yapmamış organizasyonlarda dijital dönüşüm yol haritası oluşturmak zor olmaktadır. Standart Çerçevelerin Kullanılamıyor Olması ve Küresel Standartların Olmaması Dijital dönüşümü gerçekleştirmek için standartlar ve çerçeveler (frameworkler) kullanılmaktadır. Dünyada kabul görmüş 10’a yakın dijital dönüşüm çerçevesi bulunmaktadır. Ancak hepsini kapsayan genel bir çerçeve yoktur. Bu durum projelerde danışmanlara ve organizasyonlara yol gösteren temel bir rehber eksikliği olduğunu göstermektedir. Emsal Projelerin Yapılmamış Olması/İyi Uygulama Örneklerinin Olmaması Dijital dönüşüm kavramı son zamanlarda sık kullanılıyor olsa da başarılı dijital dönüşüm örneklerinin sayısı azdır. Bununla beraber her sektörün ve organizasyonun kendine has dinamikleri olduğundan genel olarak dijital dönüşüm projeleri şu şekilde yapılır diye bir örnek verilememektedir. Program ve Portföy Odaklı Değil, Sadece Proje Yönetim Odaklı Bakış Dijital Dönüşüm proje yönetiminden ziyade bir Program&Portföy yönetim sürecidir. Danışman firmaların projelerde istihdam etmek üzere görevlendirdiği teknik uzmanların çoğu proje yönetimi altyapısıyla deneyimlenmiştir. Portföy yönetimi stratejik bakış açısına sahip uzun vadeli planlama yapmayı hedefleyen bir disiplindir. Proje yönetimi operasyonel portföy yönetiminden gelen kısa vadeli planlanmış işlerin yapılmasıdır. Bu nedenle dijital dönüşümde hedef kısa vadeli projeyi yönetmek değil uzun vadeli planları stratejik bakış açısıyla yönetmek olmalıdır. Rekabette Öne Çıkmak Adına Yüzeysel Konseptler ile Müşteri Tatmini Oluşturulması Özellikle satış esnasında, danışmanlar tarafından dijital dönüşüm konuşulurken istekli organizasyonun bambaşka bir dünyaya kısa sürede dönüşeceği hissi uyandırılır. Halbuki yıllara sâri bir dönüşüm programı ve sonrasında gelişecek yeni yasal durum, teknolojik durum veya güncellenen müşteri istekleri nedeni ile sürekli bir dönüşüm süreci içerisinde olacaklarını bilmeleri gerekir.

Dijital Dönüşümde Yaşanan Genel Sorunlar

Dijital dönüşümde yaşadığımız genel sorunları da aşağıdaki gibi özetleyebiliriz;

• İstekli Organizasyonun neden dönüşmesi gerektiğini bilmemesi, neyi dönüştüreceğini bilmemesi, nasıl dönüştüreceğini bilmemesi,
• Yatırım maliyetinin yüksekliği ve geri dönüşünün net kriterlere konulamaması, Ülke (fiber altyapı vb) ve istekli organizasyonların teknolojik alt yapısının yetersizliği,
• Dijital dönüşüm konusunda farkındalık seviyesinin düşük olması (dijital dönüşümün önemi hakkında doğru ve yeterli bilgiye sahip olunmaması),
• Kurum ve şirketlerimizin dönüşüm strateji ve hedeflerini hazırlamak için yetkinliğinin olmaması,
• Tüm paydaşların ortak olarak anlayabileceği teknolojik bir dil ve sözlüğün olmayışı, bu nedenle kavramların anlaşılamaması,
• Dönüşüm yapmak isteyen organizasyonlar için teşvik mekanizmalarının yetersizliği,
• Yerli teknoloji sağlayıcı sayısının sınırlı olması,
• Dijital Dönüşümün iş gücünü azaltacağı yönündeki kamuoyunda oluşan yargının olumsuz etkileri,

Tüm bu sorunların üstesinden gelmek Ülke olarak dijital dönüşüm tanımında bahsettiğimiz verimliliğimizi artırmak için alınması gereken aksiyonlarda yine çalıştayda sonuç olarak ele alındı ve ilgililerle paylaşıldı. Özetle ÜniversitelerimizeDijital dönüşüme ait sertifikasyon eğitimlerinin düzenlenmesi ve farkındalık yaratılması, dijital dönüşüm konularının ders olarak eğitim programlarına eklenmesi, iş hayatında teknik eğitim kadar önemli olan (soft skill) ince becerilere ait eğitimlerin de programlarda bulundurulması, Sanayi Odaları, Ticaret Odaları ve Oda Birliklerimize Sektörel bazlı dijital dönüşüm farkındalık toplantılarının düzenlenmesi ve bu konuda farkındalık yaratılması, Bilişim STK’larımıza Üyelerinin Dijital Dönüşüm Projelerinin yapılmasına destek olmak amacıyla sertifikasyon konusunda üniversitelerle, finans konusunda bankalarla iş birliği yapılması, gelişen ve büyüyen dijital dönüşüm pazarının öneminin anlatılması, Bilişim Basınımıza Farkındalık toplantıları, seminerler ve yurt içi ve yurt dışı başarı hikayelerinin haber yapılması KOSGEB, TÜBİTAK ve Kalkınma Ajanslarımıza Dijital Dönüşüm ile ilgili destek, hibe ve teşvik programlarının geliştirilmesi, Kamu Kurumlarımıza Kendi dijital dönüşüm projelerinin yanı sıra, Üniversite, Bilişim STK’larının iş birliğinin koordine edilmesi ve dijital dönüşüm projeleri için ekstra kaynak ayrılması gibi görevler düşüyor.

BiTekDer ailesine ve çalıştaya katılan tüm katılımcı ve paydaşlara bu güzel çalışma için teşekkür ediyorum.

Son Söz: Zorlu hedeflere ulaşmak için bize gerekenler;

• Mesleki Yeterlilik
• Özgüven
• Tutku
• Cesaret
• İletişim
• Sağduyu
• Merak
• İşbirliği
• Nezaket
• Dinlemek
• Açık sözlülük
• Soğukkanlılık