Değerli okurlarımız ilkini şubat ayında Enterprise Transformation Platform’un Vision 2021 Dergisi için kaleme aldığım RPA konulu yazımın 2.’sini dijital dönüşüm bağlamında güncelleyerek bu ay sizlerin dikkatinize sunmak istiyorum.

Ne kadar dijitaliz? Bu soru, günümüzde şirketler, kurumlar ve hatta hane halkının cevabını araması gereken bir sorudur. Çünkü dijitalleşme, verimlilik artışının, kaynak tasarrufunun en önemli kaldıraçlarından biridir. TÜBİSAD’ın hazırlamış olduğu Türkiye Dijital Dönüşüm Endeksi raporuna göre 2019 ve 2020 yılları için ülkemizin dijital dönüşüm puanı 5 üzerinden sırasıyla 2,94 ve 3,06 olarak hesaplanmıştır. En küçük değerin 1, en yüksek değerin 5 olduğu dikkate alınırsa Türkiye’nin notu ortalamadır. 2019’dan 2020’ye %4’lük bir iyileşme görülmüşse de bu ortalama performans Türkiye’nin dijital dönüşüme uyumu açısından kat etmesi gereken önemli bir mesafe olduğuna işaret ediyor. Hane halkı harcamasında dünya ile kıyasla dijitalleşme anlamında çok geride değiliz ancak şirketler ve kurumlarımızın harcaması açısından baktığımızda Avrupa Birliği’nin gerisindeyiz. Bu konuyu şubat ayında kaleme aldığımız yazıda ele almıştım. İhale Teknolojileri A.Ş’nin kamuya açıklanan kamu ihalelerinden derlediği verilere göre yazılım, bilişim ürünleri ve bilgisayar hizmetleri kaleminde 2021 ilk çeyreğinde 414 milyon TL, ikinci çeyreğinde ise 962.5 milyon TL yatırım yapıldığı görülüyor. Özellikle ikinci çeyrekte geçen yıla oranla %257 ilk bir artış olduğu görülüyor. Bu kurumlarımızın dijitalleşmesi pandemi sonrası hızlanacağına işaret ediyor, bu çok önemli bir gelişme.

Dijital dönüşümün birden fazla, herkese göre farklılık gösteren tanımları olsa da “Bilgi teknolojilerinin kullanımı ile iş süreçlerinin ve bilgilerin hızlı, para ve zaman tasarrufu sağlayarak dijital (elektronik) ortama taşınması ya da mevcut dijital süreçlerin kısaltılması ve etkinleştirilmesi” şeklinde genel bir nitelendirme yapılabilir. Dijital dönüşümün tanımları ve bu süreçte karşılaşılan zorluklara da dergimizin Haziran sayısında değinmiştim.

Dijital dönüşüm, dijitalleşen dünyanın hız ve kolaylığını iş hayatımıza taşımaya yardımcı oluyor. Alışverişin şeklinin e-ticarete kaydığı günümüzde, güvenlikten ödeme sistemlerine her yerde dijital dönüşüm etkisini gösteriyor. Süreçlerini, uygulamalarını ve alışılagelmiş dosyalama, evrak, kâğıt gibi belgeleme, onaylama ve saklama yöntemlerinde dijital dönüşüme giden yapan şirketler rekabette bir adım öne geçiyor. Günümüzde, hızla gelişen bilgi ve iletişim teknolojilerinin sunduğu imkânlar ve değişen toplumsal ihtiyaçlar doğrultusunda, dijital dönüşümün insan, iş süreçleri ve teknoloji unsurlarını bir araya getiren bütüncül bir yaklaşımla yapılması gerekiyor. En tepede insan aklının yer aldığı birçok teknolojiyi barındıran bu dönüşüm, iş süreçlerinde ve sosyal hayatta köklü değişiklikleri de beraberinde getiriyor.

Dijital dönüşüm projelerinde kullandığımız en önemli teknolojilerden biri de Robotik Süreç Otomasyon (RPA) sistemleridir. Gartner 2021 Top Strategic Technology Trends raporunda bunu bir adım daha ileri götürerek hiperotomasyon olarak ifade ederek ve yapay zekâ, makine öğrenmesi gibi teknolojilerle birleşerek geleceğin trendlerinden biri olacağına işaret ediyor. Gartner Başkan Yardımcısı Brain Burke ise bu durumu “Hiperotomsyon geri döndürülemez ve kaçınılma şekilde otomatikleşebilecek ve otomatikleştirilmesi gereken herşeyi otomatik hale getirecek” diye özetliyor. 2020 yılında analist Artur Villa ve arkadaşlarının hazırladığı bir diğer Gartner Raporu’nda 2017 yılı için 520 milyon dolar olan RPA pazarının 2023’te 3 milyar dolara erişeceği tahmin edilmekte. Dünyada önemli oyuncuların olduğu bu pazarda ülkemizde de yabancı muadillerinden hiç de aşağı kalmayan yerli RPA ürünleri mevcut. KPMG ise 2021 dijitalleşme yolunda Türkiye raporunda RPA tam akıllı otomasyonun şirket gelirlerini %80’e varan oranda artırdığını söylüyor.

RPA bir çalışanı taklit ederek önceden tanımlanmış pek çok görevi yapmasını sağlayan yeni bir teknoloji. Bu robotlar sizin yerinize e-postalarınızı kontrol edebilir, fatura tutarı doğrulaması yaparak fatura kesebilir, izin verilen uygulamalara girerek görevlerini hatasız bir şekilde tamamlayıp sistemden çıkış yaparak bu ve benzeri süreçlerinizin otomatikleşmesini mümkün kılar. RPA’nın en önemli özelliklerinden biri de herhangi bir sistem yenilemesi ya da BT altyapı değişikliği gerektirmemesidir. Mevcut alt yapınıza ya da sisteminize kolaylıkla entegre edilebilen Robotik Süreç Otomasyonu, işletmenizin verimliliğini artırmanızda önemli rol oynarken, maliyetlerinizi daha rahat kontrol edebilmenize imkân sağlar. Bazı RPA üreticileri kendi sistemleri ile bütünleşik iş süreçleri yönetim yazılımları da sunarak süreçlerimizi uçtan uca görmenizi ve uygun noktalayarak RPA yatırımları yapmanıza olanak sağlıyor.

İşletmelerde ve özellikle kamu kurumlarında ilk başlarda işini kaybetme iç güdüsü ile içeriden çok fazla direnç görebiliriz. Ancak yine KPMG’nin raporunda belirtildiği gibi bu tür uygulamalar çalışanlara daha fazla düşünme ve eğitim zamanı kazandırarak onların yeteneklerin çok daha yukarılara taşımakta. Örnek vermem gerekirse SGK’da Bilgi İşlem Daire Başkanı olarak çalıştığım dönemde İstihdam Teşvikleri Projesi aylardır işlem görmeyi bekleyen dosyalar, zaman kayıpları, personel eksiklikleri vb. sahada bildiğiniz tüm kurumlarda da benzer olan sorunlarla karşı karşıya olan bir uygulamaydı. 117.000 başvuru, 6,2 milyon tahakkuk dosyası, her bir işlem için 136 kontrol yapılması gerekiyordu. Bir çalışanımız bir gün boyunca yalnızca 8 dosyayı inceleyebiliyordu. Doğal olarak kontrol edilmesi gereken 136 işlem her zaman aynı tutarlılıkta ve doğrulukta kontrol edilemiyordu. RPA projesi sonrası 30 kişi ile 3 yılda yapılacak iş 30 robot ile 4 ayda tamamlandı. Bu projede çalışan arkadaşlarımızı bekleyen diğer işlere kaydırarak çok önemli bir tasarruf sağlamıştık. Çalışan arkadaşlarımız ise bu rutin ve zor işten kurtuldukları için bize teşekkür etmişlerdi.

Bu önemli tecrübe hem benim hem kurumun dijital dönüşüm projelerine bakışında çok önemli bir farkındalık yaratmıştı. Diğer iş birimleri de benzer problemlerin çözümünde RPA’lerin kullanılmasını istediler. Buradan hareketle dijital dönüşümün ve alt bileşeni olan RPA projelerinin bilgi işlem birimlerinin tek başlarına kendi problemleri ya da işleri olmadığı kurumların ve organizasyonların her biriminin ihtiyaç ve sorumluğunda olduğunu bir kez daha hatırlatmak istiyorum. Ancak bilişimciler olarak bize düşen organizasyonumuzun tüm çalışan ve birimlerine değişimi hissettirip onları dönüşüme ortak etmektir.

Sonuç olarak ülkemizde tüm işletme ve kurumlarda dijital dönüşüm de almamız gereken önemli mesafeler var iken RPA’ler bize bu konuda sunulan çok önemli dijitalleşme araçları olarak ön plana çıkıyor.