Günümüzde hemen herkesin sahip olduğu bir e-posta adresi bulunmaktadır. Yazılı iletişimin temel unsuru olması ve gelişen teknoloji ile birlikte kullanımı da önemli bir hale gelmesini sağlamıştır. Bankacılık işlemleri, eğitim, sosyal medya hesapları gibi birçok nedenden dolayı hepimizin sahip olduğu en az bir e-posta adresi bulunmaktadır. Ayrıca çalışma hayatında da 2000’li yılların başıyla beraber kullanılmaya başlanmış ve vazgeçilmez bir iletişim kanalı haline gelmiştir. Kurumsal e-posta yazmak, iş hayatında her çalışandan beklenen bir beceridir. Burada dikkat edilmesi gereken en önemli husus kurumsal e-posta yazarken çalıştığımız kurumu temsil ettiğimizi unutmamaktır. Her ne kadar basit bir ayrım gibi görünse de maalesef çok ciddi problemler yaşanmaktadır. Çünkü refleks olarak en sık kullandığımız e-posta adresimiz olan kurumsal mailimiz özel işlerimizde de kullandığımız mail haline gelmiştir. Bu da iki e-posta adresinde gerçekleştirilen işlemlerin sıklıkla karıştırılmasına sebep olmaktadır.

            Öncelikle kurumsal e-posta adresimizi kullanırken bazı hususlara dikkat etmemiz gerekmektedir;

• Kurumsal e-posta adreslerini özel işleriniz için kullanmayın.
• Yazım kurallarına dikkat edin, günlük dilden uzak durun.
• Büyük harf kullanmayın.
• Alıcıya hitap ederken doğru unvan kullanın.
• Noktalama işaretlerini, özellikle ünlem işaretini kullanırken dikkatli olun.
• “GİZLİ” konuları e-posta ile tartışmayın.
• Duygu ifadeleri içeren ikonları ve işaretleri kullanmaktan kaçının.
• İletinizi göndermeden önce gizli bilgi olup olmadığını gözden geçirin.
• Cevaplama sorumluluğuna sahip olun.
• Hiyerarşik sıralamaya dikkat edin, denk makam veya üst makama «arz ederim», alt makama ise «rica ederim» ifadelerini kullanın.

Yukarıda yer alan her bir madde ayrı bir önem taşırken, hemen hepsiyle ilgili hatalar da muhtemelen yapmışızdır. Her ne kadar dikkat etsek de iyi niyet çerçevesinde yaptığımız hatalar mazur görülecektir. Gün içinde birçok e-posta atıyorsak eğer yanlış kişilere gönderme ihtimali de söz konusu olacaktır. Elbette hatayı telafi etmenin mümkün olduğu durumlar gibi, geri dönülmez durumlarla da karşılaşılmaktadır. Bunun önüne geçebilmek için dikkat dağınıklığı yaşamadan, konusuna göre değişse de her e-postaya aynı önemi vermek gerekmektedir. Bazı e-postalar gizli olabileceği gibi, bazıları da sınırlı bir gruba iletilmektedir. Olumsuz bir durumla karşılaşmamak için kurumsal e-posta hesabından iletilen her gönderiye titizlikle yaklaşılmalıdır. Yazılı iletişimin günümüzde daha önemli hale gelmesi nedeniyle zaman olarak da hayatımızı kolaylaştıran bir yanı bulunmaktadır. Kullanılan dilin noktalama işaretleri ve düzgün bir Türkçe ile hazırlanması da açık ve anlaşılır bir e-posta kullanıcısı olmamızı sağlayacaktır. Bu sayede kısa zamanda pek çok kişi ile olan işlemlerimizi rahatlıkla gerçekleştirebilmekteyiz. Yanlış anlaşılmanın önüne geçmek için muhakkak e-postayı hazırladıktan sonra tekrar gözden geçirmemiz gerekmektedir. Doğru kişiye doğru e-postayı atacağımıza emin olduktan sonra ise gönderme işlemini yapmalıyız. E-posta kullanmak her çalışandan beklenen basit bir özellik gibi görünse de aslında çok önemli bir meziyet gerektirmektedir. Çünkü hızlı ve zaman açısından tasarruf sağlayan bir e-postayı oluşturmanın temelinde işlerimizi sağlıklı gerçekleştirme isteği yatmaktadır. Bu da bizim olabildiğince az e-posta trafiği ile bir konuyu halletmemiz ile mümkün olacaktır.

Geleneksel iletişimin temeli olan yüz yüze iletişimi her zaman kurmamız söz konusu olmayabilir. Bu nedenle de işimiz gereği hiç tanımadığımız kişilerle de e-posta üzerinden iletişim kurmaktayız. Bu durumda bizi tanımayan birinin ilettiğimiz e-posta üzerinden bizi değerlendirmesi anlamına gelmektedir. Temsil ettiğimiz kurum ya da işletmeyi göz önüne aldığımızda da şahıslardan ziyade kurumsal bir algılanma durumu söz konusudur. En çok da bu yüzden basit bir e-posta diye düşünmeden kurumsal temsil nedeniyle kendimize yakıştırdığımız şekilde işlemlerimizi yürütmemiz gerekmektedir.