ICT Media
ICT MEDIA: Sayın Genel Müdürüm, SAP ile işbirliğiniz nasıl başladı? Bu başlangıç için hangi ihtiyaçları temel aldınız?
AHMET YETİK: Ülkemizin en eski ve ikinci en büyük Doğalgaz Dağıtım Şirketi olan BaşkentGaz’ı, 1 Haziran 2013 tarihinde devir aldık. Benim bu tarihten önce de, 2011 yılında, yaklaşık 3 ay kadar BaşkentGaz’a gelerek uygulanan süreçleri ve bu süreçlerin iyileştirimesinde nasıl bir yol izleneceğini inceleme fırsatım olmuştu. Aslında 2011’de yaptığımız süreç analizinde bir gereksinim raporuna ihtiyaç duyduğumuzu fark etmiştik. Bu yolda başlayan hikayemizde, öncelikle tüm birimler ile toplantılar ve kapsamlı analizler yaptık. 2013’te devraldığımızda ise hazırladığımız gereksinim raporu ile yola çıktık.
2011 yılında yapmış olduğumuz analizlerde, böylesine büyük entegrasyonun sadece güçlü iş disiplinlerini bünyesinde barından uygulamalar ile gerçekleştirilebileceğine inanmış ve bunun için de SAP gibi güçlü bir yapıyı listenin başında değerlendirmiştik. 2014 yılının ortalarında tamamlanan gereksinim raporumuz ile birlikte SAP ile çalışmaya karar verdik. Karar aşamasında, Bursa örneğini inceleme fırsatımız da oldu. Bursa’daki gaz dağıtım şirketi ile bir araya gelerek, kendilerinin hangi aşamada, hangi fazda ne yapmamız gerektiği ile ilgili tavsiyelerini değerlendirdik, tecrübelerinden de faydalandık ve yola koyulduk. SAP ile sözleşmemizi 2014 yılı Eylül ayı itibari ile imzaladık. SAP’nin Şirketimiz süreçlerine uyarlanması ile ilgili olarak da güçlü kadrosu ile Enerji Sektöründe kendisine sağlam yer edinmiş, BTC Firması ile danışmanlık ve uyarlama süreçlerimiz için anlaştık. Burada BTC Firması’ nın enerji sektöründeki referanslarına ve tecrübelerine göre karar verdik. 2014 yılında hummalı çalışmalarımız ile başlayan kavramsal tasarım sürecimiz, iki temel faza böldüğümüz projemizin en önemli bölümünü oluşturmaktadır. Kurumsal kaynak planlama fazı olarak ta düşünebileceğimiz ilk temel fazı 2015 yılı ortasında, Abone ve Müşteri yönetimini kapsayan ikinci temel faz ise 2016 yılı ortasında hedeflediğimiz tarihlerde devreye almayı başardık.
ICT MEDIA: Peki proje neleri kapsıyor? Yola çıkılan ihtiyaçlar üzerinden gittik ama bu ihtiyaçları ana konu başlıkları altında toplarsak, çözümüne odaklandığınız temel sorunlar nelerdi?
AHMET YETİK: Özellikle SAP’nin birinci fazında mali konular ve stok kontrolüyle ilgili ana unsurlar üzerinde sıkıca durduk. İkinci kısımda ise daha çok müşteri hizmetleri ve ona bağlı konular ile ilgili modüller üzerinde çalıştık. BaşkentGaz’ı diğer gaz dağıtım şirketlerinden ayıran en önemli unsur, sayaçların ön ödemeli sayaç olması ve bunun işleyişi ile ilgili farklılıkların olmasıydı. Buradan başlayarak o modüllere bağlı cihazlarla ilgili insan kaynakları, işletme yönetimi, bakım yönetimi gibi konulardaki bütün modülleri devreye aldık. Burada en önemli noktalardan bir tanesi de, Türkiye’deki belki en önemli mobil uygulamanın tüm süreçlerde yoğun bir şekilde kullanılmasıydı.
Projemiz ile birlikte mobil uygulamalarımız ile stok, iş emri yönetimi, performans analizi, denetim, ispat ve anlık izleme gibi temel faaliyetlerimizi entegrasyon dahilinde yönetmeye başladık. Sahada kullandığınız bir malzemeyi, deponuzdan anlık düşüyor ve bunu raporlayabiliyorsunuz. Bu da size zaman ve iş gücü tarafında fayda olarak dönüyor. Raporlama kısmı da bittiğinde, aslında bütün şirketin bir aynasını görebileceğiz. Ayrıca söylemem gereken en önemli noktalardan bir tanesi de şu ki; bu proje başlarken, süreçlerin birbirine entegre olması çok önemliydi. Çünkü 2011’de ve 2013’te yaptığımız analizlerde süreçlerin birbiriyle entegre olmadığını gözlemlemiştik. Yani bir sürecin çıktısı, diğer sürecin girdisi olabiliyor ama burada elde ettiğimiz değerler, veriler ve hatta elde ettiğimiz sonuçlar farklı olabiliyordu. Bu sebeple tüm sistemin tamamının entegre olması çok önemliydi. Hatta biz gereksinim raporumuzun adını “Entegre Bilgi Sistemleri Gereksinimi Raporu” koyduk. Bunun faydalarını da son 7 aylık süreçte görüyoruz. Önceden bir rapor istediğimizde daha önceki sistemden farklı sonuçlar elde edebiliyorduk. Şu an anlık raporlamayı alabiliyoruz yani neyse onu görebiliyoruz, bu bizim için çok önemli.
ICT MEDIA: Ödül töreni esnasında SAP’nin size 19 aylık bir süre sunduğunu ve projenin 7 aydır uygulandığını söylemiştiniz. Bu proje uygulanmaya başladığından bu yana kazanımlarına değinmek istiyoruz. Hem şirket olarak size, hem de müşterilerinize ne gibi kazanımlar sağladı? 2 açıdan da değerlendirebilir miyiz?
AHMET YETİK: Bizim işimizde müşteri memnuniyeti, müşteri odaklılık en önemli unsurdur. Doğalgaz veya herhangi bir dağıtım şirketinin lisansının devamlılığı, müşteri memnuniyetine bire bir bağlı. Biz 30 yıl için lisans alırız ve 30 yılın sonunda EPDK’nın sorguladığı tek unsur vardır: “Müşteri şikâyeti var mı, müşteri memnuniyet oranı nedir?”. Müşteri memnuniyeti sağlanmış ise lisansınızı bir 30 yıl daha uzatırlar. Sadece bu olgu için ülkemizde tüm abone ve müşteri süreçlerin SAP CRM üzerinde işletildiği en büyük müşteri yönetimi projesine imza atmanın haklı gururunu da beraberinde yaşıyoruz.
ICT MEDIA: Yani geri dönüşler sizin için çok değerli.
AHMET YETİK: Çok değerli. Biz bunu sahada da görmeye başladık. Ankara’da önceki yıllarda gaz alımları ve abonelik işlemleri ile ilgili çok uzun kuyruklar olurdu. SAP’ye geçtikten sonra o kuyruklar tamamen bitti. Yani verimlilikle ilgili çok önemli bir katkısı oldu. Aslında daha az iş gücüyle birçok şeyi yapabileceğimizi gördük. Zamanı daha iyi yönetiyoruz. SAP’nin en önemli katkılarından biri de, tam olarak bu konu. Bir yönetici olarak örnek verecek olursam; Stephen R. Covey, kitabında 4 kareden bahseder. Burada, ikinci kare yöneticiliği tavsiye edilir. İkinci kare yöneticilik ise yöneticinin geleceğe dönük planlarla uğraşması gerektiğidir. SAP de tam bu noktada bize bir ayna oldu. Mobil sistemler üzerinden çok daha verimli ve daha hızlı işlemler yürütüyoruz. Şeffaf bir mali yönetim, muhasebe yönetimi var artık. Bu anlamda sayabileceğimiz birçok katkısı oldu ve bu katkıların önümüzdeki yıllarda da devam edeceğini öngörebiliyoruz.
Bütünleşik Bilişim Sistemi Projemiz tüm süreçleri ile birlikte başta sona 18 ay sürdü. İlk faz, bir yıldan daha kısa süre içerisinde devreye alındı ve ikinci faz ile birlikte değerlendirildiğinde toplam 18 ay gibi iddialı bir sürede tüm süreçlerimizi devreye almayı başardık. Diğer doğal gaz dağıtım şirketlerinde olduğu gibi biz de mekanik sayaç ağırlıklı bir şirket olsaydık, ben inanıyorum ki SAP ve BTC ile beraber bir rekor kırabilirdik. Çok geniş bir kadroyla bu projeyi destekledik. Bir önceki görevimde BaşkentGaz’ da Genel Müdür Yardımcısı statüsünde proje komitesinde üstlendiğim karar alma sorumluluğunu, Genel Müdür olduğumda da projenin içinde sürdürdüm. Birçok proje komite toplantılarına bizzat katıldım.
ICT MEDIA: Peki, kazanımlara bu açılardan değindik ama saha sürecinde projeden ne gibi kazanımlar elde ettiniz? Örneğin, çalışanınız bir sorunu çözmek için sahada faaliyet gösterirken projenin o noktaya bir katkısı oldu mu?
AHMET YETİK: Kesinlikle. Mobil sistemle çalışan yaklaşık 250 personelimiz var. Ekiplerimiz sürekli olarak sahada tablet üzerinden SAP ile işlemleri başlatıyor ve bitiriyorlar. Önceki sistemde ilgili arkadaşın inisiyatifine bırakılıyordu bazı şeyler. Örnek verecek olursak, bizde “acil” kavramı çok önemli bir süreçtir. Bir abone telefon ettiğinde 15 dakika içerisinde orada olmanız gerekiyor ve bunu kayıt altına almanız gerekiyor. Herhangi bir olay olduğunda, bunu ispat etmeniz gerekiyor. Önceki sistemde bunu ispat etme yöntemi kâğıtlara yazmaktı. Telefonla aboneden gelen her şey sahaya yazılı kâğıtla bildiriliyordu. Ben 2011 yılında bu göreve geldiğimde, bir masada 3 tane acil ibareli kağıt görürdüm. Görevliye sorduğumda, acil ihbar bildirimi çalışanı olduğunu öğrenirdim. Peki, sen burada neden duruyorsun? Vatandaş belki patlayacak, ölecek, zehirlenme olacak.
ICT MEDIA: Çok riskli.
AHMET YETİK: Şimdi bu tür şeyler yok. Sahaya iş emri geldiğinde, onu savsaklama ya da bekletme gibi bir şey olamaz. Hemen o işi almak zorunda. Sistemde bekleyen işleri gördüğümüz için iş almama gibi bir durumu da yok. O yüzden bizim işlerimiz daha ölçülebilir bir hale geldi. “Bir şeyi ölçebiliyorsanız, yönetmeniz de kolay olur”.
ICT MEDIA: Yani aslında bu aşama hem teknoloji açısından gelişti, hem de daha sağlıklı bir resmilik kazandı diyebilir miyiz?
AHMET YETİK: Kesinlikle. Artık sağlıklı bir hale geldiğini söyleyebiliriz. Aslında bir disiplin geldi, bu çok önemli. SAP’nin bize kattığı en önemli şey disiplin. Bizim iç müşterimiz, yani çalışanımız da buna adapte olmaya başladı. Bu süreç oturdukça verimlilik ve performans daha da artacak ve ben BaşkentGaz’ın gelirlerinin de, bu anlamda, artacağını düşünüyorum. Henüz SAP ile çalışma kararı almadan önce bazı şirketleri inceledim. O şirketlerin SAP’ye geçmeden önce ve geçtikten sonraki değerlerine baktım. SAP’ye geçişte bazı şirketlerin değerlerinin arttığını gördüm. Bazı şirketler değerlerini % 10 artmış, bazı şirketler ise % 40. Bu oranlar da karar vermemizde etkili olan unsurlardan biriydi.
ICT MEDIA: BaşkentGaz’ın bilişim altyapısına önem verdiğini görüyoruz.
Şu an yapılan çalışmalar dahilinde önümüzdeki döneme dair hedefleriniz hakkında bilgi verir misiniz?
AHMET YETİK: Yeni bir binaya taşınacağız. Bu yüzden birçok sistemsel noktada ISO 27001 belgesi aldık. Bu belgenin gerektirdiği işlemlerde, özellikle siber saldırılar ile ilgili önlemleri de artıracağız. Bu yüzden Cisco ile değeri 2 milyon dolar civarında olan yeni bir anlaşma yaptık. Yeni binada bu işlemleri uygulamaya başlayacağız. Özellikle SAP’deki her şey tamamen oturduğunda, bizim en önemli noktamız ölçüm. SAP’nin ölçüm noktasındaki tecrübelerinden faydalanmak istiyoruz. Bildiğim kadarıyla, bu konuyla ilgili de çok çeşitli modüller var. Bu noktada daha performansa dönük, verimliliği artırıcı, israfı önleyici konuları göz önünde bulundurarak, yeni projeler üretmek istiyoruz. Gelişmeye devam edeceğiz ve SAP de bu noktada yardım alabileceğimiz kuruluşlardan bir tanesi.
ICT MEDIA: SAP tarafından bir ödüle layık görüldünüz. BaşkentGaz açısından değerlendirebilir misiniz?
AHMET YETİK: Bu ödül, BaşkentGaz açısından bir prestijdir. SAP’nin birçok müşterisi var ve çok sayıda proje bitiriyorlar. Bu anlamda BaşkentGaz’ın bu ödüle layık görülmesi bizi çok mutlu etti. Bu ödülü çalışanlarımız adına aldık. Bu ödül prestijimiz açısından bizim için çok önemli. SAP’yi devreye alacağımız son haftayı hatırlıyorum. Son gece arkadaşlara diyorum ki, “Evizine gidin artık, yarın sabah erkenden geleceksiniz.” Gece 12 olmuş, kimse gitmiyor. Bu özveri göz ardı edilemez. Konuşma yapacağımı önceden bilseydim, bunları da anlatmak isterdim orada. O son geceyi, son 1 haftayı, arkadaşların o özverili çabalarını anlatmak isterdim. Bu bize heyecan katıyor. O arkadaşlar uyumadılar, gecelerce saat 12’lere kadar çalıştılar. Bunların ödülü olarak bugünlere geldiğimize inanıyorum.
