Şirketlerde satın alma, üretim planlama, stok, fiyatlandırma, bakım, tahsilat ve müşteri siparişi gibi kritik süreçlerin hâlâ Excel dosyaları, kişisel klasörler ve departman içi listeler üzerinden yürütülmesi, operasyonlarda kontrol ve izlenebilirlik sorunlarını beraberinde getiriyor.

Elektronik tablolar hızlı, esnek ve erişilebilir çalışma araçları olarak kullanılmaya devam ediyor. Ancak kritik operasyonların kurumsal sistemler yerine kişisel dosyalar ve e-posta ekleri üzerinden takip edilmesi, şirketin operasyonel hafızasının kişiler ve dosya versiyonlarına bağımlı hale gelmesine yol açabiliyor.

Elektronik tablo kullanımına ilişkin akademik çalışmalar da bu konuda risklere işaret ediyor. Raymond R. Panko’nun elektronik tablo hataları üzerine yaptığı araştırma derlemesinde, elektronik tablo hatalarının yaygın olduğu ve tespit edilmesinin zorlaşabildiği belirtiliyor. Özellikle büyük ve operasyonel amaçlarla kullanılan dosyalarda hatalı sonuç üretme riskinin arttığına dikkat çekiliyor.

Kişisel dosyalar kurumsal kontrolü zayıflatıyor

Elektronik tablolar ve e-posta ekleri üzerinden yürütülen çalışmalar, kurumsal sistemlerin süreçleri uçtan uca kapsayamamasının bir sonucu olarak ortaya çıkabiliyor. Bir departmanın kendi raporunu, başka bir ekibin stok listesini, finans biriminin maliyet tablosunu ve satış ekibinin tahmin dosyasını ayrı ayrı kullanması, kurum içinde aynı verinin farklı versiyonlarının oluşmasına neden olabiliyor.

Dosyanın sahibinin değişmesi, formüllerin bozulması, eski bir dosyanın kullanılmaya devam edilmesi veya manuel veri girişindeki bir hata, kritik operasyonların yanlış bilgi üzerinden yürütülmesine yol açabiliyor. Bu nedenle kişisel dosyalara dayalı çalışma biçimi veri güvenliği, yetki yönetimi, denetim izi ve kurumsal hafıza açısından da önem taşıyor.

“Excel devleti” şirket içinde gölge operasyon alanı oluşturuyor

Kurumsal sistemlerin dışında büyüyen dosya düzeni, şirket içinde görünmeyen bir “Excel devleti” oluşturabiliyor. Her departmanın kendi dosyasını ve raporunu kullanması, süreçlerin merkezi sistemlerden uzaklaşmasına neden olurken operasyon hacmi arttıkça manuel veri güncelleme ve dosya takibi de zorlaşıyor.

Aynı stok verisinin farklı departmanlarda farklı görünmesi, maliyet hesaplarının güncel olmayan dosyalardan yapılması, üretim planlarının manuel listeler üzerinden değiştirilmesi veya satış tahminlerinin kişisel dosyalarda tutulması, günlük operasyonların yanı sıra karar alma süreçlerini de etkileyebiliyor.

Verinin süreç içinde oluşması önem taşıyor

Kurumsal kaynak planlama alanında faaliyet gösteren Industrial Application Software (IAS), kritik operasyonların tek veri kaynağı üzerinden yönetilmesinin izlenebilirlik açısından önem taşıdığına dikkat çekiyor.

Şirketin Canias ERP sistemi; satın alma, üretim, stok, finans, kalite ve raporlama gibi farklı süreçlerin entegre biçimde yönetilmesine imkan sağlıyor. Bu yapıda verinin süreçlerin dışında manuel olarak taşınması yerine, iş akışlarının bir parçası olarak oluşturulması ve güncellenmesi hedefleniyor.

IAS Yetkinlik Merkezi Direktörü Pelin Işık, kritik süreçlerin kişisel dosyalara bırakılmasının şirketlerin kontrol kabiliyetini zayıflatabileceğini belirtti.

Işık, “Excel ve benzeri araçlar esnek görünse de kritik süreçler kişisel dosyalara kaydığında/emanet edildiğinde şirketin kontrol kabiliyeti zayıflıyor. Üstelik geleneksel tablolar, bugün yapay zeka ve gelişmiş iş zekası (BI) araçlarının ihtiyaç duyduğu canlı ve doğrulanmış veriyi beslemekte yetersiz kalıyor. Canias ERP’nin süreç odaklı ve entegre yapısı ise operasyonları tek bir güvenilir veri kaynağında toplayarak şirketlere hem bugün için güçlü bir izlenebilirlik sunuyor hem de geleceğin yapay zeka tabanlı karar destek mekanizmalarına sağlam bir zemin hazırlıyor.” ifadelerini kullandı.

Kurumsal sistemlerin yalnızca veri depolama araçları olarak görülmemesi gerektiğini belirten Işık, süreçlerin doğru sistem üzerinde tasarlanmasının önemine de değindi.

Işık, “Şirketlerde sürdürülebilir kontrol, verinin tek bir yerde tutulmasından daha fazlasını gerektiriyor. Önemli olan, süreçlerin doğru sistem üzerinde tasarlanması ve verinin bu süreçlerin doğal çıktısı olarak oluşmasıdır. Canias ile şirketler operasyonlarını uçtan uca entegre edebilir, süreç sahipliğini netleştirebilir ve raporlamayı kişisel dosyalara bağımlı olmaktan çıkarabilir. Bu da hem kurumsal hafızayı güçlendirir hem de büyüme yolculuğunu daha sağlam bir dijital altyapıya taşır.” dedi.